학원관리프로그램 어나더클래스 학원비결제시 회차별, 일자별 자동청구 하기

 

안녕하세요. 학원관리프로그램 어나더클래스입니다. 최근에 개발된 기능중 학원비결제시 어나더클래스의 자동청구 기능에 대해서 오늘은 좀 알아볼까해요.

원래는 학원비결제 할때 매월 특정일이 되면 원장님 또는 선생님께서 어나더클래스 학원비결제에 있는 템플릿을 이용해 청구서를 직접 발행하면 학부모님께 청구서가 안내되었습니다. 수동발행에 추가로 학생의 특정일이 되면 자동으로 청구서가 발행되는 일자별 청구서와 특정 회차가 되면 자동으로 발행되는 회차별 자동청구 기능이 추가되었어요. 하나씩 한번 알아볼까요?

 

 

안녕하세요. 이의균입니다. 저는 KAIST 전산학과 출신으로, 중학생 자녀를 키우며 IT 서비스를 개발하고 있습니다. 분당 정자동의 프리미엄 학원에서 아이를 위한 최적의 교육을 찾아 보내고 있으며, 대치동 및 분당에서 과학을 지도한 경험이 있습니다. 10년 이상의 학원운영 경험과 관련 IT 서비스 개발 경험을 가지고 있어, 현장의 필요사항과 트렌드에 정통합니다.

 

 

** 어나더클래스 학원비결제 시작하기
가입
어나더클래스 학원비결제를 시작하려면 어나더클래스 가입을 해주세요. 앱스토어 또는 플레이 스토어에서 "어나더클래스" 를 검색하신 후 가입해주시면 됩니다.

어나더클래스의 출결과 학원비결제 이용에는 추가되는 비용이 없습니다. 무료 사용입니다. 어나더클래스에서 비대면으로 학부모가 결제를 했다고해서 추가되는 수수료도 전혀 없습니다. 원에 와서 카드 결제하는 경우와 동일한 금액이 카드사별로 원장님의 통장에 입금이 되니 걱정하지 마세요^^

 

학원비결제 서비스 신청
어나더클래스 학원비결제를 사용을 위해 사업자등록증과 대표자님 신분증을 이메일로 보내주시면 학원비결제 서비스를 이용하실 수 있게 연결을 도와 드립니다. 자세한 내용을 아래 링크를 참고해 주세요.
https://guide.anotherclass.co.kr/anotherclass-payment/

학원비결제 서비스 이용 시작하기

 

어나더클래스 원생등록 및 연결
어나더클래스 사이트에 우리원의 원생을 등록해 주세요. 등록 후 학부모와 학생을 초대해 주세요.
https://guide.anotherclass.co.kr/parent-student-invitation/

학원관리 학부모/학생 초대하기

 

 

 

학생 개인별 특정일 자동 청구
pc 학원비 - 청구서 템플릿 관리에서 청구서 발행 방식을 개인별 특정일 자동 발행 으로 설정해 놓으면 작동합니다.

 

발행되는 룰
- 청구서 발행일이 수업 시작일 2일전이면 학생별로 수업 시작일 2일 전 11시~13시 사이에 청구서를 발행합니다.
- 청구일 : 발행하는날, 납입기한 : 수업 시작일, 교육기간 : 수업 시작일부터 한 달
- 청구서 제목은 "학생이름 몇년 몇월 학원비" 가 됩니다.

예시: 수업 시작일이 17일, 발행일이 수업 시작일 3일 전이면,
청구일 : 14일, 납입기한 : 17일, 교육기간 : 17일 ~ 다음달 16일

29, 30, 31일은 없는 달도 있어서 수업 시작일이 될 수 없습니다.

어떻게 사용할까?
여행, 몸살 등의 사유로 휴원을 했다면 수업 시작일을 좀 미루어 주세요.

이슈가 생겨서 청구서가 발행되지 않아야 하는 학생이 있다면 수업 시작일을 보류 로 설정해 주세요.

 

 

개인별 특정일 자동 발행 청구서 템플릿에 원생별로 시작일을 지정해 두면 상단에서 설정해 놓은 값에 따라 청구서가 자동발행 됩니다.

학생마다 수업 시작일이 다른 원에서는 학원비결제시 개인별 특정일 자동발행 청구서를 잘 세팅해 놓으면 정말 편하겠죠?

 

 

 

개인별 특정회차 출결 후 청구서 자동 발행
pc 학원비 - 청구서 템플릿 관리에서 청구서 발행 방식을 개인별 특정회차 후 자동발행 으로 설정해 놓으면 작동합니다.

 

발행되는 룰
학생별로 수업 회차가 기록된 다음날 11시~13시 사이에 청구서를 발행합니다.
해당 기록은 7일 이내의 기록이어야 합니다. 너무 오래된 기록은 자동발행에서 제외됩니다.

청구일과 다음 교육기간 시작일은 마지막 수업일 다음날이고, 납입기한은 발송일 다음날까지입니다.

예시1
4월 5일 8회 수업을 4월 7일에 기록했다면,

청구서 제목 : 홍길동 2030년 4월 학원비 (8회분)
청구서 발송 : 4월 8일 (수업 기록일 다음날 오전 11시~)
납입기한 : 4월 9일 (발송일 다음날)
청구일 : 4월 6일 (수업 회차의 날짜 다음날)
교육기간 : 4월 6일 ~ 5월 5일 16일 (수업 회차의 날짜 다음날 부터 한달)
예시2
4월 5일 8회 수업을 4월 12일에 기록했다면, 7일 이후에 작성했기 때문에 자동발행되지 않습니다. 적어도 4월 11일에 기록했어야 합니다.

유의사항
해당 회차를 여러번 기록하면 청구서가 여러개가 나가니 하나만 기록해 주세요.
다음달부터 안하는 학생이라면 템플릿에서 수강단위를 보류로 바꾸고 저장해주세요.

 

 

학원비결제 청구서 템플릿 관리에서 특정회차후 자동 발행을 선택하면 학생의 이름 옆에 수강 단위를 60회까지 입력할 수 있게 설정할 수 있습니다. 보통은 4회 또는 8회, 12회가 일 것 같습니다.

저도 테니스를 배우는데 보통은 4회/8회 단위로 수업 결제를 하거든요 이 경우도 참 유용하게 학원비결제 관리가 잘 될 것 같습니다. 회차에 카운터가 되려면 출결에서 선생님께서 직접 수업으로 꼭 기록을 하셔야 합니다. 학생이 등하원시 직접 기록하는 출결과는 연동되지 않습니다.

 

 

만약 우리원은 회차별 자동청구도 있고 개인별 일자별 자동청구도 있는 경우라면?
어나더클래스 학원비결제에서는 가능합니다. 템플릿을 2개 만들어 놓으면 되겠죠? 원래는 일자별 청구를 많은 학생이 이용하면 되는데 몇몇 학생 수업은 개인과외 또는 팀 과외로 진행하는 수업이 있는 경우라면 템플릿을 2개로 나누어서 잘 정리해 주세요.

 

 

 

어나더클래스의 출결관리는 회차별 청구서와 연동되어 아주 유기적으로 작동합니다. 심지어 한줄 코멘트로 오늘의 수업 내용과 학생의 코멘트를 남길 수 있어 한 페이지의 기록으로 많은 작업들을 할 수 있습니다. 수업 마칠때마다 간단하게 기록해 놓은 출결 정보로 다양한 확인과 학원에서 필요한 관리가 되니 꼭 사용해 보세요^^

어나더클래스의 학원비결제는 학원의 수납관리를 정말 편하게 해주고 학부모님도 학원비결제를 위해 원에 와야 하는 번거로움을 줄여 줍니다. 무엇보다 정확하고 안전합니다.

- 지금도 엑셀파일을 보면서 문자로 한명한명 청구서를 안내하고 계시진 않으세요?
- 학부모가 카드 결제를 위해 원에 방문해야 하나요?

그렇다면 지금이야말고 바로 어나더클래스를 시작할 때입니다. 학원관리의 신세계를 느낄 수 있습니다.

http://www.anotherclass.co.kr

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